La gestion de la paie peut être l'une des tâches les plus fastidieuses auxquelles un propriétaire de petite entreprise peut faire face, mais c'est également l'une des tâches les plus essentielles. S'assurer que vos employés sont correctement payés et que leurs impôts et déductions sont calculés correctement est un facteur clé pour maintenir le moral des employés. Sans oublier qu'une erreur dans la déclaration des impôts sur la paie pourrait vous faire atterrir dans l'eau chaude auprès de l'ARC, et c'est quelque chose que vous ne voulez pas gérer en plus de gérer votre entreprise.
Alors, comment pouvez-vous faciliter les choses ? La plupart des petites entreprises utilisent l'une des trois méthodes suivantes pour gérer leur paie : Services de paie, Logiciel de paie externalisé ou À faire soi-même.
Mettre votre paie entre les mains d'un service de paie ou d'un logiciel professionnel peut être une aide énorme pour tout propriétaire d'entreprise. Vous économiserez du temps et de l'argent et aurez l'esprit tranquille en sachant que votre paie est entre les mains d'experts compétents. Mais il est essentiel de comprendre chaque option.
Logiciel de paie
Dans cette situation, vous ou un membre de votre personnel utilisez un logiciel de paie « en vente libre ». Vous configurez votre paie dans le système avec les données clés et chaque période de paie que vous activez en saisissant les heures travaillées et d'autres renseignements clés selon votre structure de paie. Le logiciel calcule automatiquement chaque chèque de paie et génère les talons de paie des employés. Vous êtes alors responsable de l'impression des chèques ou de la configuration du dépôt direct. Il simplifie le processus et vous permet de garder le contrôle.
Service de paie
Un service de paie prendra en charge l'ensemble du processus de paie pour vous. Cela signifie que le service exécute votre paie en ligne, effectue tout le suivi et la journalisation, gère les chèques et les dépôts directs et dépose même vos impôts fédéraux, provinciaux et locaux. Vous n'avez rien à toucher et la paie est hors de vue.
Interne, À faire soi-même
Bien qu'elle soit moins populaire, la méthode à l'ancienne existe toujours. Si vous lisez cet article, vous savez déjà à quel point la paie est pénible. Cette option n'est probablement pas trop attrayante pour vous. De plus, le fait d'effectuer la paie seul vous coûtera généralement plus cher en raison de l'erreur humaine, du temps perdu et des ressources gaspillées. En fin de compte, le tracas n'en vaut pas la peine.
Paie et impôts
La déclaration des revenus de votre entreprise est une tâche importante et un autre élément important à prendre en compte dans le choix de la gestion de la paie. Chaque année, les règlements changent, et ils diffèrent d'un État à l'autre et d'une juridiction à l'autre. Si vous n'êtes pas constamment à la page, vous pouvez facilement prendre du retard et vous exposer à des amendes considérables si vous ne déclarez pas vos impôts correctement. Un service de paie en ligne moderne atténue ce problème en restant à jour avec les lois et les règles de conformité fiscale, afin que votre entreprise soit toujours couverte. Un bon logiciel de paie traite également des déclarations de revenus de fin d'année, des formulaires W2 et d'autres formulaires fiscaux importants.
Alors, comment décidez-vous de la meilleure option pour vous et votre entreprise ?
Le logiciel de paie présente de nombreux avantages pour la plupart des entreprises. Mais vous devez peser les facteurs qui sont les plus importants pour vous. Bien qu'il soit généralement facile d'apprendre les systèmes logiciels de paie, si vous souhaitez une option totalement mains libres, un service de paie est préférable pour vous. C'est également une meilleure option si vous voulez vraiment un gestionnaire de compte qui vous guidera à travers tout et qui sera là pour faire des changements pour vous.
Cependant, si vous cherchez une solution plus rentable, flexible et sécurisée, le logiciel de paie est votre meilleur choix. Les logiciels sont un excellent moyen pour les entreprises d'économiser de l'argent, de conserver leurs données sensibles à l'interne et d'avoir un contrôle total sur tous les aspects de la paie.
La flexibilité est également une chose à considérer. Si vous souhaitez ou devez apporter des modifications périodiques, il est plus facile d'utiliser un logiciel de paie que de faire appel à un service de paie. Puisque tout est hébergé sur votre système, vous avez un accès complet à votre paie 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez ajouter de nouveaux employés, supprimer des employés congédiés et mettre à jour toute information dont vous avez besoin en quelques secondes. Habituellement, les services de paie externalisés exigent que vous attendiez les heures d'ouverture, l'approbation de votre gestionnaire de comptes et les formalités administratives. Cela pourrait prendre des jours.
Si vous envisagez l'option du logiciel de paie, vous devez vérifier les spécifications du logiciel. Une bonne application vous offrira la plus grande flexibilité, commodité et efficacité. Voici des caractéristiques à rechercher pour rendre votre paie facile et rapide :
Traitement automatisé, conformité fiscale et dépôt direct
Synchronisation des feuilles de temps, calendriers des employés et fiches de paie automatisées
Comprendre les coûts — Modèles de tarification des logiciels de paie
Les prix des logiciels de paie dépendent généralement du nombre d'employés et du niveau de fonctions. Il existe trois plans de tarification courants pour les logiciels de paie :
Par mois, plus un plan d'abonnement mensuel par employé — Dans un modèle de tarification de logiciel-service (modèle SaaS), les entreprises paient des frais mensuels pour accéder au logiciel par l'entremise du nuage. Le plan d'abonnement le plus courant pour le logiciel de paie est par mois, plus les frais mensuels par employé.
Les forfaits d'abonnement mensuels sont souvent offerts en plusieurs niveaux avec différents niveaux d'options et de services. Les forfaits les plus coûteux peuvent comprendre un soutien technique plus important, des conseils des RH et un comptable spécialisé pour examiner et produire les impôts.
Cette option est populaire auprès des entreprises de toutes tailles, car les frais mensuels sont minimes et les frais par employé et par mois sont évolutifs. Les entreprises ont également une flexibilité dans les fonctionnalités qu'elles choisissent d'utiliser.
Plan d'abonnement mensuel — Certains fournisseurs offrent un plan d'abonnement mensuel qui comprend un nombre illimité d'employés. Ces solutions, cependant, ont généralement une fonctionnalité et un soutien limités.
Les clients idéaux pour les forfaits par mois sont les petites entreprises qui n'ont pas de besoins importants en matière de paie. Les grandes entreprises auront probablement besoin de fonctionnalités plus complètes comme la déclaration de revenus et la possibilité de modifier les chèques des employés.
Frais de licence perpétuels — Les entreprises qui déploient des solutions PRE, SGRH ou comptables sur place peuvent souvent acheter une licence perpétuelle pour un module de paie également. Ces frais uniques sont généralement beaucoup plus élevés qu'un prix d'abonnement mensuel et ne comprennent pas les mises à niveau.
Cependant, avec une licence perpétuelle, les entreprises ont plus d'occasions de personnaliser le logiciel. De plus, le module de paie est mieux intégré avec d'autres modules pour la comptabilité, les RH et les heures et les présences.
La plupart des entreprises de logiciels de paie ne fournissent pas de prix en ligne. Si vous souhaitez comparer les solutions, consultez un examen de plus de 25 fournisseurs de logiciels de paie à l'adresse suivante : https://www.betterbuys.com/payroll/
Comprendre les coûts — Modèles de tarification des services de paie
Comme les fournisseurs de logiciels, peu de fournisseurs de services de paie partagent leurs prix en ligne. Pour vous aider à comprendre les variables de tarification, voici les éléments qui ont une incidence sur le coût des modèles de service de paie :
- Nombre total d'employés
- À quelle fréquence les employés sont-ils payés ?
- Salaire droit par rapport à la rémunération incitative
- Où vivent les employés
- Dépôt direct par rapport au chèque papier
Savoir que vous avez des options pour gérer votre paie est la première étape pour vous libérer d'un fardeau qui vous fait perdre du temps.